Personenverwaltung

• Neue Person erstellen
• Personen exportieren
• Import von Personen
• CSV Import
• Person - Detailansicht
• Person löschen
• Rollen und Berechtigungen
• Status der Person (aktiviert, deaktiviert, archiviert)
• Subadministrator: Verwaltbare Ressourcen zuweisen

Neue Person erstellen

Administratoren (und Subadministratoren innerhalb ihrer verwaltbaren Ressourcen) können neue Personen manuell anlegen. Klicken Sie im Administrationsbereich > Personen auf die Schaltfläche Neue Person.

Anschliessend kann die neue Person erfasst werden.

Folgende Felder sind für eine erfolgreiche Erstellung eines Personeneintrags zwingend:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Benutzername
• Passwort

Zusätzlich können Sie noch folgende optionalen Informationen eintragen: 

• Personalnummer
• Sprache, in der die Person die Lernplattform sehen wird 
• Rolle (Lernender, Subadministrator, Administrator s. Rollen und Berechtigungen)
• Organisationseinheit & Tätigkeit (s. Organisationseinheiten und Tätigkeiten)
• Geburtsdatum (kann z.B. auf den Zertifikaten der Person erscheinen)

Personen exportieren

Aus der Personenverwaltung können Personen in einer CSV Datei exportiert werden.

1. Navigieren Sie im Administrationsbereich zu Personen, klicken Sie auf den Button Funktionen und wählen Sie anschließend die Option Exportieren.
   
   
   
   
2. Wählen Sie aus der Liste die Personen, die sie exportieren möchten und klicken Sie dann auf den Exportieren Button unten rechts.
   
   
   
3. Im nachfolgenden Pop-up können Sie die Sprach- und Kodierungseinstellungen vornehmen (MS-ANSI oder UTF-8).
   
   

   In den meisten Fällen ist die Einstellung Deutsch und MS-ANSI die richtige Wahl.
   

   
   
   
4. Sobald Sie Ihre Präferenzen festgelegt haben, klicken Sie auf Weiter und wählen Sie im nächsten Dialog Download. 
   
   
   
   
   
5. Die Datei PersonExport.csv wird heruntergeladen. Diese können Sie nun mit einem Texteditor oder mit Microsoft Excel öffnen und bearbeiten.
   

   TIPP: Die exportierte CSV-Datei kann auch als Vorlage für den Import genutzt werden. Siehe Import von Personen bzw. CSV Import. 

Import von Personen

Über den Import von Personen kann der Administrator mehrere User gleichzeitig importieren und/oder aktualisieren. Voraussetzung hierfür ist eine der Spezifikation entsprechende CSV-Datei mit den zu importierenden Usern:

Download Vorlage: import_vorlage.csv

Klicken Sie im Administrationsbereich > Personen auf den Button Funktionen (drei Striche oben rechts) und wählen Sie dann die Option Importieren.

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1. Import-Datei wählen

Anschliessend können Sie im Fenster "Personen importieren" über den Button Wählen die CSV-Datei mit den zu importierenden Usern auswählen.

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2. Bestehende Personen, die nicht in der Datei erfasst sind

Zudem können Sie noch einstellen, was mit Personen passieren soll, die bereits im System vorhanden sind, aber beim aktuellen Import nicht in der Datei erfasst sind:

• Keine Aktion
  Die bereits erfassten User, die nicht in der Datei sind, werden ignoriert
  
  
• Deaktivieren / Archivieren / Löschen
  Die bereits erfassten User, die nicht in der Datei sind, werden beim Import je nach Einstellung deaktiviert, archiviert oder gelöscht. 

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3. Importieren

Haben Sie die entsprechenden Einstellung selektiert und via Wählen die richtige CSV Datei gewählt, dann können Sie auf Weiter klicken, um den Import zu starten. Je nach Grösse der Datei kann der Import eine längere Zeit benötigen. 

Sobald der Import ausgeführt wurde, erhalten Sie eine entsprechende Zusammenfassung:

• Archivierte Personen: Anzahl Personen, bei denen der Status auf "Archiviert" geändert wurde.
• Deaktivierte Personen: Anzahl Personen, bei denen der Status auf "Deaktiviert" geändert wurde.
• Aktivierte Personen: Anzahl Personen, bei denen der Status auf "Aktiviert" geändert wurde.
• Fehler: Anzahl Fehler die erzeugt wurden, und daher keine Änderung vorgenommen wurde.
• Neue Personen: Anzahl neue Personen, die durch den Import im System erstellt wurden.
• Tätigkeit: Anzahl Tätigkeiten, die durch den Import im System neu erstellt wurden.
  
• Organisationseinheiten: Anzahl Organisations-einheiten, die durch den Import im System neu erstellt wurden.
  
• Aktualisierte Personen: Anzahl Personen, die bereits im System vorhanden waren und durch den Import aktualisiert wurden.

CSV Import

Spezifikation CSV-Aufbau für Personenimport

Header

Am einfachsten gelangt man zu einer CSV-Vorlage, indem man sie hier (import_vorlage.csv) herunterlädt, oder eine bereits bestehende Person exportiert. Das durch den Export erhaltene CSV-File kann anschliessend angepasst und dann als Import-CSV verwendet werden. Grundsätzlich muss der Header des CSV-Files wie folgt aussehen:  Die Reihenfolge ist zwingend, wird eine Spalte verschoben, gelöscht, oder hinzugefügt ist der Import nicht mehr möglich.

Feld / Spalte		Erklärung
date	Pflichtfeld	Zeigt an, wann die Datei exportiert wurde. Ist für den Import nicht relevant.
language	Pflichtfeld	Ist ein Pflichtfeld und muss befüllt werden, Möglichkeiten "de", "fr", "en", "it". Die erfasste Sprache definiert in welcher Sprache die Merkmale (OE/Tätigkeit) im System gegengeprüft oder importiert werden.
encoding	Pflichtfeld	Definiert die Zeichenkodierung (erlaubt die eindeutige Zuordnung von Schriftzeichen - sollte nicht geändert werden)
person_id	Optional	System-ID des Benutzer. Import von neuen Personen: Feld wird leer gelassen, ID wird vom System beim Import automatisch vergeben  Import/Aktualisierung von vorhandenen Personen: Vorhandene ID wird beim Aktualisieren einer Person als Identifikation verwendet, darf nicht verändert werden.
status	Pflichtfeld	enabled = aktiviert archived = archiviert disabled = deaktiviert
name	Pflichtfeld	Pflichtfeld
prename	Pflichtfeld	Pflichtfeld
username	Pflichtfeld	Pflichtfeld
password	Optional	Import von neuen Personen: Wird hier ein Passwort gesetzt kann sich der User damit einloggen. Wird hier kein Passwort definiert (empfohlen) muss der Benutzer im Loginprozess ein neues Passwort  mittels der "Passwort vergessen"-Funktion erstellen. Import/Aktualisierung von vorhandenen Personen: Wird hier ein Passwort gesetzt, wird das bereits bestehende Passwort der Benutzer überschrieben Wird hier kein Passwort definiert, bleibt das bestehende Passwort der Benutzer unberührt
email	Pflichtfeld	Pflichtfeld, es wird geprüft ob es sich beim Eintrag um eine formal gültige Emailadresse handelt.
personal-id	Optional	Interne Personalnummer, nicht zu verwechseln mit "person-id". Dieses Feld ist optional Es gibt keine Mindestlänge, Maximallänge ist 255 Zeichen Muss nicht eindeutig sein
role	Pflichtfeld	Es handelt sich um ein Pflichtfeld Es gibt folgende Möglichkeiten,  learner default-subadministrator administrator Niedrige Rollen können keine höheren Rollen importieren oder ändern!
language	Pflichtfeld	Es handelt sich um ein Pflichtfeld. Vorhandene Sprachen (de, en, fr, it).
orgunit, jobdescription	Optional	(orgunits/jobdescription) for Admin OE/Tätigkeit können beim Import leer sein. (Vorsicht: nach leeren OE/Tätigkeiten kann nicht gesucht werden) Ist eine OE/Tätigkeit in der Liste, aber noch nicht im System vorhanden, dann wird diese neu angelegt. Ist eine neue OE/Tätigkeit in der Liste, im System ist jedoch eine andere hinterlegt, wird die alte entfernt und die neue hinzugefügt, die OE/Tätigkeit wird durch den Import ausgetauscht. Möchte man eine zweite OE/Tätigkeit im System ergänzen muss auch die alte OE/Tätigkeit in der Liste vorhanden sein. Die Erfassung von mehreren muss mit dem Zeichen " | " getrennt werden. Möchte man eine Pfad einer OE/Tätigkeit im System erfassen, muss dies mit dem Zeichen " / " erfolgen.
is_deletable	Pflichtfeld	Definiert ob die angelegte Person mit der Einstellung "löschbar ja/nein" erstellt wird. 0 = Nein (Person ist nicht löschbar) 1 = ja (Person ist löschbar)
change_password	Pflichtfeld	Definiert ob die angelegte Person mit der Einstellung "PW-ändern ja/nein" erstellt wird. Es handelt sich um ein Pflichtfeld, und folgende Einstellungen sind möglich: 0 = Nein (Person muss beim nächsten Login das PW nicht ändern) 1 = ja (Person muss beim nächsten Login das PW ändern) leer = keine Änderung Bei einem Export sind die Felder in "change_password" leer.

Vorhandene Person ändern:
Mit der person_id wird die Person eindeutig identifiziert. Ist die ID bereits im System vorhanden, werden die vorhanden Personendaten mit den neuen Daten aus der Liste überschrieben. Ist die ID noch nicht im System oder das Feld leer, kann die Person über drei weitere Felder identifiziert werden.

Identifizierungsmöglichkeiten werden in folgender Priorität geprüft:
1. person_id
2. personal_id
3. email
4. username

 

Speicherung unter OSX

Speicherung von Listen unter OSX in Excel: "Windows Comma Separated" wählen.

Person - Detailansicht

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Übersicht

Wenn Sie eine Person aus der Personenverwaltung ausgewählt haben, können Sie sich im Bereich Übersicht einen schnellen Überblick über die wichtigsten Daten verschaffen. Darunter: die Anzahl der zugewiesenen Kurse, die Anzahl der veröffentlichten Beiträge, wann die letzte Aktivität stattgefunden hat, den Status und die eingestellte Sprache der Person:

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Persönliche Angaben

Im Bereich Persönliche Angaben können Sie die Details der Person sehen und bearbeiten, vom Namen bis hin zur Organisationseinheit/Tätigkeit, mit ein paar speziellen Optionen:

• Organisationseinheit/Tätigkeit
  Hier können Sie der Persdon eine Organisationseinheit/Tätigkeit hinzufügen. Damit Ihnen diese zur Auswahl stehen, müssen Sie die Organisationseinheit/Tätigkeit vorgängig unter Einstellungen -> Merkmale erfassen.
  
  

• E-Mail-Benachrichtigung
  Hier legen Sie fest, wie häufig systeminterne Benachrichtigungen versendet werden sollen (Nie, täglich, wöchentlich). Diese Einstellung betrifft ausschließlich Social-Notifications. Kurszuweisungen sowie Willkommens- oder Erinnerungsmails sind davon nicht betroffen.
  
  

• Löschbar
  Ist diese Option auf Nein gesetzt, kann die Person nicht aus dem System entfernt werden. Erst wenn Sie die Einstellung auf Ja setzen, wird die Person für Löschaktionen freigegeben.
  
  
• Optionale Felder
  Die einzigen Felder, die keine Pflichtfelder sind, sind die Felder Personalnummer und Geburtsdatum.
  

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Zugewiesene Kurse

Unter zugewiesene Kurse sehen Sie alle Kurse, die der Person zugewiesen sind. Links im Menü können Sie zudem auswählen, ob Sie nur die Kurse anzeigen möchten, die die Person begonnen, noch nicht gestartet, abgeschlossen oder nicht bestanden hat. 

Zudem können Sie:

• Reports erstellen
  Unter dem Feld Report können Sie ausserdem Reports zu den Kursen dieser Person erstellen.
  
  
• Kurs abschliessen/zurücksetzen
  Unter dem Feld Aktionen können Sie die Kurse für diese
   Person abschliessen oder zurücksetzen. 
  
  
• Bearbeitungszeitraum setzen
  Ebenfalls unter dem Feld Aktionen können Sie einen Bearbeitungszeitraum setzen, während dem die Person die Kurse bearbeiten darf,
  
  
• Neue Kurse zuweisen / bestehende entfernen
  Unter den Buttons Zuweisen bzw. entfernen können Sie der Person weitere Kurse zuweisen oder bereits zugewiesene Kurse wieder entfernen.

  Wenn Sie bereits begonnene oder abgeschlossene Kurse einer Person entfernen, gehen die bereits erstellten Lerndaten verloren.

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Zertifikate

Der Bereich Zertifikate zeigt eine Liste aller für diese Person erhaltenen oder importierten Zertifikate.

Sobald Sie auf das Zertifikat klicken, wird eine Vorschau angezeigt. Über den Button Herunterladen kann das Zertifikat anschließend als PDF-Datei heruntergeladen werden.

Person löschen

Um eine Person zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:

Variante 1

1. Klicken Sie im Adminbereich > Personen auf die Schaltfläche Funktionen und wählen Sie Löschen:
   
   

   
   
   
   

2. Wählen Sie die gewünschte Person aus und klicken Sie unten rechts auf den Button Löschen:
   
   

   

   
    
3. Sobald Sie im Popup-Fenster auf OK klicken, wird die Person aus dem System entfernt.
    
   

   

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Variante 2

1. In der Personenliste die Person suchen und per Klick öffnen.
   
   
   
   
2. Anschliessend auf der Personen-Detailseite oben rechts auf die Schaltfläche Aktionen klicken und Löschen wählen
   
   
   
   
3. Mit dem Bestätigungsklick auf OK wird die Person aus dem System entfernt.
   
   
   

Das Löschen von Personen löscht auch alle Personendaten und Lernfortschrittsinformationen. Wenn Sie die Daten behalten müssen, aber die Person nicht in allen Prozessen im Admin-Panel sehen möchten, können sie die Person auch einfach archivieren.

Rollen und Berechtigungen

	Lernender	Subadministrator	Administrator	Systemadministrator
Zugriff auf Lernplattform time2learn Professionals	✔	✔	✔	✔
Zugriff auf Adminbereich von time2learn Professionals	X	✔ *	✔	✔
Zugriff auf Adminbereich Swiss Learning Hub**	X	X	X	✔
Personen erstellen und löschen	X	✔ *	✔	✔
Personen bearbeiten	X	✔ *	✔	✔
Personenimport mit CSV-Datei	X	X	✔	✔
Vorgesetzte verwalten	X	X	✔	✔
Kurse erstellen und löschen	X	X	✔	✔
Kurse bearbeiten	X	✔ *	✔	✔
Kurse zuweisen	X	✔ *	✔	✔
Kurspläne erstellen und löschen	X	✔ *	✔	✔
Kurspläne bearbeiten	X	✔ *	✔	✔
Events: Präsenzkurse verwalten	X	✔	✔	✔
Events: Teilnehmer anmelden	X	✔ *	✔	✔
Events: Dozenten erfassen und löschen	X	✔ *	✔	✔
Events: Gebäude, Räume erfassen und löschen	X	✔	✔	✔
Einstellungen: Verwalten von Merkmalen (Organisationseinheiten, Tätigkeiten, Themen)	X	X	✔	✔
Einstellungen: Verwalten von Email-Vorlagen	X	X	✔	✔

*	Einschränkung: Berechtigung gilt nur für Personen mit Organisationseinheiten/Tätigkeiten (inkl. Kind-Elemente), die für den Subadministrator als verwaltbare Ressourcen definiert wurden. Kurse mit Themen (inkl. Kind-Elemente), die für den Subadministrator als verwaltbare Ressourcen definiert wurden.
**	Die Rolle Systemadministrator ist grundsätzlich nur für Swiss Learning Hub Mitarbeiter vorgesehen

Status der Person (aktiviert, deaktiviert, archiviert)

Personen innerhalb der time2learn Professional Plattform können 3 Status haben: aktiviert, deaktiviert, archiviert.

Aktiviert:

• Voller Zugriff auf die Plattform, der nur durch die Einschränkungen der jeweiligen Rolle (Lerner, Subadministrator, Administrator) gebunden ist.
• können bearbeitet werden, Kurse zugewiesen bekommen usw.

Deaktiviert:

• Login des deaktivierten Benutzers nicht möglich
• deaktivierte Benutzer werden weiterhin in Reports angezeigt und ihren Fortschritt über verschiedene Kurse wird beibehalten.

Archiviert

• Login des archivierten Benutzers nicht möglich
• archivierte Personen sind oft in den Prozessen und Abläufen des Systems verborgen (können aber sichtbar gemacht und bearbeitet werden, indem die Filter auf "alle anzeigen" statt "archiviert ausblenden" gesetzt werden).
• archivierten Benutzern können keine neuen Kurse zugewiesen werden, ihr Lernfortschritt kann jedoch in den Reports der Kurse, an denen sie teilgenommen haben, verfolgt werden (sofern der Filter auf "alle Lernenden anzeigen" und nicht auf "archiviert ausblenden" eingestellt ist!

 

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So ändern Sie den Status einer Person

Es gibt 2 Möglichkeiten dies zu tun: 

1. Entweder in der Personenverwaltung, Listenansicht: Wenn Sie auf die Schaltfläche Funktion klicken, haben Sie die Möglichkeit, eine oder mehrere Personen zu archivieren / aktivieren / deaktivieren. Wenn sie eine der Optionen wählen, können Sie die Person(en) auswählen, für die Sie die Änderung anwenden möchten, und dann die Massenaktion anwenden.

     2. Oder in der Personen-Detailansicht, um den Status einer einzelnen Person zu ändern:

Subadministrator: Verwaltbare Ressourcen zuweisen

Sobald eine Person die Rolle Subadministrator zugewiesen hat, kann der Administrator in der Personenverwaltung bei dieser Person sogenannte Verwaltbare Ressourcen definieren (vgl. Screenshot). Dadurch legt der Administrator fest, welche Personen bzw. welche Kurse der Subadministrator verwalten darf.

Verwaltbare Personen

Welche Personen ein Subadministrator verwalten darf, wird über die verwaltbaren Ressourcen Organisationseinheit und Tätigkeit definiert. Sie sind als Filter für die Personentabelle zu verstehen. D.h. ein Subadministrator darf nur die Personen verwalten, bei denen die eingestellten Filter (Organisationseinheit, Tätigkeit) zutreffen. 

Wichtig hierbei ist, dass die beiden Filter als UND-Filter funktionieren. D.h. nur wenn bei einem User beide Kriterien zutreffen, kann dieser vom Subadmin verwaltet werden.  

Beispiele:

• wenn sowohl eine Organisationseinheit als auch eine Tätigkeit als verwaltbare Ressource definiert sind, dann muss eine Person auch beide Kriterien erfüllen, um von diesem Subadmin verwaltet werden zu können
• Wenn ein Subadmin als verwaltbare Ressource nur eine Organisationseinheit definiert hat aber keine Tätigkeit, dann kann er alle Personen verwalten, die in dieser Organisationseinheit drin sind, egal ob und welche Tätigkeit sie haben.
• Umgekehrt funktioniert es natürlich gleich: Wenn ein Subadmin nur eine Tätigkeit definiert hat (z.B. Account Manager) und keine Organisationseinheit, dann kann er alle Personen verwalten, die als Tätigkeit „Accountmanager" haben, egal ob und in welcher Organisationseinheit sie sind
• Wenn ein Subadmin weder Organisationseinheit noch Tätigkeit definiert hat, kann er gar keine Personen verwalten.

Verwaltbare Kurse

Welche Kurse ein Subadministrator verwalten darf, wird über die verwaltbare Ressource Thema festgelegt. Der Subadmin darf dadurch nur Kurse veralten, die mit diesem Thema verknüpft sind.