Personenverwaltung

Informationen zu Import / Export, Berechtigungen, Rollen, Status, Subadministrator ...

Neue Person erstellen

Administratoren (und Subadministratoren innerhalb ihrer verwaltbaren Ressourcen) können neue Personen manuell anlegen. Klicken Sie im Administrationsbereich > Personen auf die Schaltfläche Neue Person.

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Anschliessend kann die neue Person erfasst werden.

Folgende Felder sind für eine erfolgreiche Erstellung eines Personeneintrags zwingend:


Zusätzlich können Sie noch folgende optionalen Informationen eintragen: 

Personen exportieren

Aus der Personenverwaltung können Personen in einer CSV Datei exportiert werden. Im Administrationsbereich > Personen > klick aufs button Funktionen und Auswahl der Option Exportieren.

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 Wählen Sie aus der Liste die Personen die sie exportieren möchten und klicken Sie dann auf den Exportieren button. Im nachfolgenden pop-up können Sie die Sprach- und Kodierungseinstellungen unternehmen (MS-ANSIder UTF-8).

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 Sobald Sie Ihre Präferenzen gesetzt haben, klicken Sie auf Weiter und wählen Sie Download im nächsten Dialog. 

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 Wir empfehlen die Erweiterte Suche für das Filtern der Personen für den Export zu verwenden, wie im unten stehenden Beispiel: 

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Import von Personen

Über den Import von Personen kann der Administrator mehrere User gleichzeitig importieren und/oder aktualisieren. Voraussetzung hierfür ist eine der Spezifikation entsprechende CSV-Datei mit den zu importierenden Usern:

Download Vorlageimport_vorlage.csv


Klicken Sie im Administrationsbereich > Personen auf den Button Funktionen (drei Striche oben rechts) und wählen Sie dann die Option Importieren.

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1. Import-Datei wählen

Anschliessend können Sie im Fenster "Personen importieren" über den Button Wählen die CSV-Datei mit den zu importierenden Usern auswählen.

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2. Bestehende Personen, die nicht in der Datei erfasst sind

Zudem können Sie noch einstellen, was mit Personen passieren soll, die bereits im System vorhanden sind, aber beim aktuellen Import nicht in der Datei erfasst sind:

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3. Importieren

Haben Sie die entsprechenden Einstellung selektiert und via Wählen die richtige CSV Datei gewählt, dann können Sie auf Weiter klicken, um den Import zu starten. Je nach Grösse der Datei kann der Import eine längere Zeit benötigen. 

Sobald der Import ausgeführt wurde, erhalten Sie eine entsprechende Zusammenfassung:

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CSV Import

Spezifikation CSV-Aufbau für Personenimport


Header Am einfachsten gelangt man zu einer CSV-Vorlage, indem man sie hier (import_vorlage.csv) herunterlädt, oder eine bereits bestehende Person exportiert. Das durch den Export erhaltene CSV-File kann anschliessend angepasst und dann als Import-CSV verwendet werden.

Grundsätzlich muss der Header des CSV-Files wie folgt aussehen: 

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Die Reihenfolge ist zwingend, wird eine Spalte verschoben, gelöscht, oder hinzugefügt ist der Import nicht mehr möglich. 
Feld / Spalte
Erklärung
date Pflichtfeld Zeigt an, wann die Datei exportiert wurde. Ist für den Import nicht relevant.
language Pflichtfeld Ist ein Pflichtfeld und muss befüllt werden, Möglichkeiten "de", "fr", "en", "it". Die erfasste Sprache definiert in welcher Sprache die Merkmale (OE/Tätigkeit) im System gegengeprüft oder importiert werden.
encoding Pflichtfeld Definiert die Zeichenkodierung (erlaubt die eindeutige Zuordnung von Schriftzeichen - sollte nicht geändert werden)
person_id

Optional

System-ID des Benutzer.

  • Import von neuen Personen:
    Feld wird leer gelassen, ID wird vom System beim Import automatisch vergeben 

  • Import/Aktualisierung von vorhandenen Personen: Vorhandene ID wird beim Aktualisieren einer Person als Identifikation verwendet, darf nicht verändert werden.
status Pflichtfeld
  • enabled = aktiviert
  • archived = archiviert
  • disabled = deaktiviert
name Pflichtfeld Pflichtfeld
prename Pflichtfeld Pflichtfeld
username Pflichtfeld Pflichtfeld
password Optional Import von neuen Personen:
  • Wird hier ein Passwort gesetzt kann sich der User damit einloggen.
  • Wird hier kein Passwort definiert (empfohlen) muss der Benutzer im Loginprozess ein neues Passwort  mittels der "Passwort vergessen"-Funktion erstellen.
Import/Aktualisierung von vorhandenen Personen:
  • Wird hier ein Passwort gesetzt, wird das bereits bestehende Passwort der Benutzer überschrieben
  • Wird hier kein Passwort definiert, bleibt das bestehende Passwort der Benutzer unberührt
email Pflichtfeld Pflichtfeld, es wird geprüft ob es sich beim Eintrag um eine formal gültige Emailadresse handelt.
personal-id Optional
  • Interne Personalnummer, nicht zu verwechseln mit "person-id".
  • Dieses Feld ist optional
  • Es gibt keine Mindestlänge, Maximallänge ist 255 Zeichen
  • Muss nicht eindeutig sein
role

Pflichtfeld

Es handelt sich um ein Pflichtfeld

Es gibt folgende Möglichkeiten, 


  • learner
  • default-subadministrator
  • administrator
Niedrige Rollen können keine höheren Rollen importieren oder ändern!
language Pflichtfeld Es handelt sich um ein Pflichtfeld. Vorhandene Sprachen (de, en, fr, it).
orgunit, jobdescription Optional (orgunits/jobdescription) for Admin
  • OE/Tätigkeit können beim Import leer sein. (Vorsicht: nach leeren OE/Tätigkeiten kann nicht gesucht werden)
  • Ist eine OE/Tätigkeit in der Liste, aber noch nicht im System vorhanden, dann wird diese neu angelegt.
  • Ist eine neue OE/Tätigkeit in der Liste, im System ist jedoch eine andere hinterlegt, wird die alte entfernt und die neue hinzugefügt, die OE/Tätigkeit wird durch den Import ausgetauscht.
  • Möchte man eine zweite OE/Tätigkeit im System ergänzen muss auch die alte OE/Tätigkeit in der Liste vorhanden sein. Die Erfassung von mehreren muss mit dem Zeichen " | " getrennt werden.
  • Möchte man eine Pfad einer OE/Tätigkeit im System erfassen, muss dies mit dem Zeichen " / " erfolgen.
is_deletable Pflichtfeld Definiert ob die angelegte Person mit der Einstellung "löschbar ja/nein" erstellt wird.
  • 0 = Nein (Person ist nicht löschbar)
  • 1 = ja (Person ist löschbar)
change_password Pflichtfeld Definiert ob die angelegte Person mit der Einstellung "PW-ändern ja/nein" erstellt wird.
Es handelt sich um ein Pflichtfeld, und folgende Einstellungen sind möglich:
  • 0 = Nein (Person muss beim nächsten Login das PW nicht ändern)
  • 1 = ja (Person muss beim nächsten Login das PW ändern)
  • leer = keine Änderung

Bei einem Export sind die Felder in "change_password" leer.

Vorhandene Person ändern:
Mit der person_id wird die Person eindeutig identifiziert. Ist die ID bereits im System vorhanden, werden die vorhanden Personendaten mit den neuen Daten aus der Liste überschrieben. Ist die ID noch nicht im System oder das Feld leer, kann die Person über drei weitere Felder identifiziert werden.

Identifizierungsmöglichkeiten werden in folgender Priorität geprüft:
1. person_id
2. personal_id
3. email
4. username

 
Speicherung unter OSX

Speicherung von Listen unter OSX in Excel: "Windows Comma Separated" wählen.


Person - Optionen auf der Detailview

Wenn Sie eine Person aus der Personenverwaltung ausgewählt haben, können Sie sich im Bereich Übersicht einen schnellen Überblick über die richtigen Daten verschaffen, darunter: die Anzahl der zugewiesenen Kurse, die Anzahl der veröffentlichten Beiträge, die letzten Login-Daten und einen schnellen Überblick über den Status der Person, wie im folgenden Beispiel:

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Im Bereich Persönliche Angaben können Sie die Details der Person sehen und bearbeiten, vom Namen bis hin zur Organisationseinheit/Tätigkeit, mit ein paar speziellen Optionen:

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 Der Bereich Zertifikate zeigt eine Liste aller für diese Person erhaltenen oder importierten Zertifikate.

Unter Zugewiesene Kurse können Sie sich entweder eine Auflistung aller Kurse im Bereich Alle anzeigen, oder Sie können eine gefilterte Ansicht der Kurse nach Status in den Bereichen In Arbeit, Nicht gestartet, Abgeschlossen, Nicht bestanden, Abgelaufen oder Unbezahlt (gilt nur für kostenpflichtige Kurse) aufrufen.

Via dem Aktionen dropdown können in diesen Bereichen verschiedene Funktionen auf bestehende Kurszuweisungen ausgelöst werden:

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 In der Detailansicht der Person können Sie ebenfalls Kurszuweisungen der Person löschen, neue Zuweisungen erstellen, aber auch für die Personen relevante Reports herunterladen:

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Person löschen

Um eine Person zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:

Variante 1
  1. Klicken Sie im Adminbereich > Personen auf die Schaltfläche Funktionen und wählen Sie Löschen:

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  2. Wählen Sie die gewünschte Person aus und klicken Sie unten rechts auf den Button Löschen:

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  3. Sobald Sie im Popup-Fenster auf OK klicken, wird die Person aus dem System entfernt.
     

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Variante 2
  1. In der Personenliste die Person suchen und per Klick öffnen.

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  2. Anschliessend auf der Personen-Detailseite oben rechts auf die Schaltfläche Aktionen klicken und Löschen wählen

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  3. Mit dem Bestätigungsklick auf OK wird die Person aus dem System entfernt.

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Das Löschen von Personen löscht auch alle Personendaten und Lernfortschrittsinformationen. Wenn Sie die Daten behalten müssen, aber die Person nicht in allen Prozessen im Admin-Panel sehen möchten, können sie die Person auch einfach archivieren.

Rollen und Berechtigungen


Lernender Subadministrator Administrator Systemadministrator
Zugriff auf Lernplattform time2learn Professionals

Zugriff auf Adminbereich von time2learn Professionals

X

*
Zugriff auf Adminbereich Swiss Learning Hub** X X X
Personen erstellen und löschen X   *
Personen bearbeiten X *
Personenimport mit CSV-Datei X X
Vorgesetzte verwalten X X
Kurse erstellen und löschen X X
Kurse bearbeiten X *
Kurse zuweisen X *
Kurspläne erstellen und löschen X *
Kurspläne bearbeiten  X *
Events: Präsenzkurse verwalten X
Events: Teilnehmer anmelden X *
Events: Dozenten erfassen und löschen X *
Events: Gebäude, Räume erfassen und löschen X
Einstellungen: Verwalten von Merkmalen (Organisationseinheiten, Tätigkeiten, Themen) X X
Einstellungen: Verwalten von Email-Vorlagen X X
*

Einschränkung:
Berechtigung gilt nur für

  • Personen mit Organisationseinheiten/Tätigkeiten (inkl. Kind-Elemente), die für den Subadministrator als verwaltbare Ressourcen definiert wurden.
  • Kurse mit Themen (inkl. Kind-Elemente), die für den Subadministrator als verwaltbare Ressourcen definiert wurden.
** Die Rolle Systemadministrator ist grundsätzlich nur für Swiss Learning Hub Mitarbeiter vorgesehen


Status der Person (aktiviert, deaktiviert, archiviert)

Personen innerhalb der time2learn Professional Plattform können 3 Status haben: aktiviert, deaktiviert, archiviert.

Aktiviert:

Deaktiviert:

Archiviert

So ändern Sie den Status einer Person

Es gibt 2 Möglichkeiten dies zu tun: 

  1. Entweder in der Personenverwaltung, Listenansicht: Wenn Sie auf die Schaltfläche Funktion klicken, haben Sie die Möglichkeit, eine oder mehrere Personen zu archivieren / aktivieren / deaktivieren. Wenn sie eine der Optionen wählen, können Sie die Person(en) auswählen, für die Sie die Änderung anwenden möchten, und dann die Massenaktion anwenden.

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     2. Oder in der Personen-Detailansicht, um den Status einer einzelnen Person zu ändern:

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Subadministrator: Verwaltbare Ressourcen zuweisen

Sobald eine Person die Rolle Subadministrator zugewiesen hat, kann der Administrator in der Personenverwaltung bei dieser Person sogenannte Verwaltbare Ressourcen definieren (vgl. Screenshot). Dadurch legt der Administrator fest, welche Personen bzw. welche Kurse der Subadministrator verwalten darf.

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Verwaltbare Personen

Welche Personen ein Subadministrator verwalten darf, wird über die verwaltbaren Ressourcen Organisationseinheit und Tätigkeit definiert. Sie sind als Filter für die Personentabelle zu verstehen. D.h. ein Subadministrator darf nur die Personen verwalten, bei denen die eingestellten Filter (Organisationseinheit, Tätigkeit) zutreffen. 

Wichtig hierbei ist, dass die beiden Filter als UND-Filter funktionieren. D.h. nur wenn bei einem User beide Kriterien zutreffen, kann dieser vom Subadmin verwaltet werden.  

Beispiele:


Verwaltbare Kurse

Welche Kurse ein Subadministrator verwalten darf, wird über die verwaltbare Ressource Thema festgelegt. Der Subadmin darf dadurch nur Kurse veralten, die mit diesem Thema verknüpft sind.