# E-Mail Vorlagen

In diesem Bereich können Sie E-Mail-Vorlagen erstellen oder bearbeiten und diese anschließend mit Kursen verknüpfen. Je nachdem welchen Vorlagen-Typ Sie verwenden, können Sie definieren, wann und an wen Mails verschickt werden sollen. Zudem können in diesem Bereich auch die Texte von Systemmails angepasst werden (Systemmails).

<p class="callout info">Vorlagen-Typ "Willkommen" und "Erinnerung" stehen Ihnen auch im **[Kursplaner](https://docs.swisslearninghub.help/books/kursverwaltung/chapter/kursplaner "Kursplaner")** zur Verfügung (s. Tabelle).</p>

Die folgende Tabelle gibt Ihnen eine Übersicht der verschiedenen Vorlagen-Typen:



<table class="___1hm93bs f1ddd56o f16vktn6 f1enuhaj fdclmfp f1ev3kgc ftgm304 f1uinfot fibjyge fvueend f9yszdx f1fu4s3n f3l3pb3 f1s2k7dp f8fmt76 fjvbh62 fysh76l fic4ptz f1yenhzu f1yn6nvh f14tj6oe f1jq587y f1el8yx3 f1pymoxg f1ofu761 fe6itr f7coize f1794535 f70r78m f4zgifc fk1v6el f16pyhcb fo436u6 fzy4j18 fc43013 f1hmrcvb fc4t9fq fgp09rh fjnyn6r" id="bkmrk-vorlage-typ-kurs-ver" style="width: 100%; border-collapse: collapse; background-color: rgb(253,253,253); border-width: 1px; height: 623.984px;" tabindex="0"><thead><tr style="height: 46.5938px;"><td class="align-left" style="width: 21.0965%; height: 46.5938px;">**Vorlage-Typ**</td><td class="align-center" style="width: 12.2765%; height: 46.5938px;">**Kurs-verknüpfung**</td><td class="align-center" style="width: 12.6341%; height: 46.5938px;">**Auch im Kursplaner verfügbar**</td><td style="width: 31.466%; height: 46.5938px;">**Empfänger**</td><td style="width: 22.5268%; height: 46.5938px;">**Versandzeitpunkt**</td></tr></thead><tbody><tr style="height: 62.3906px;"><td style="width: 21.0965%; height: 62.3906px;">**Willkommen**</td><td class="align-center" style="width: 12.2765%; height: 62.3906px;">Ja</td><td class="align-center" style="width: 12.6341%; height: 62.3906px;">Ja</td><td style="width: 31.466%; height: 62.3906px;">Alle Personen, denen der verknüpfte Kurs zugewiesen wird</td><td style="width: 22.5268%; height: 62.3906px;">Bei Zuweisung  
  
(im Kursplaner kann noch eine zeitliche Verzögerung eingestellt werden. s. [Kursplaner - Willkommensmail](https://docs.swisslearninghub.help/books/kursverwaltung/page/willkommensmail-verschicken "Willkommensmail verschicken"))</td></tr><tr style="height: 46.5938px;"><td style="width: 21.0965%; height: 46.5938px;">**Erinnerung**</td><td class="align-center" style="width: 12.2765%; height: 46.5938px;">Ja</td><td class="align-center" style="width: 12.6341%; height: 46.5938px;">Ja</td><td style="width: 31.466%; height: 46.5938px;">Alle Personen, denen der verknüpfte Kurs zugewiesen ist und die den Kurs noch nicht abgeschlossen haben</td><td style="width: 22.5268%; height: 46.5938px;">Nach einer in der Vorlage bzw. im [Kursplaner ](https://docs.swisslearninghub.help/books/kursverwaltung/page/erinnerungsmail-verschicken "Erinnerungsmail verschicken")definierbaren Anzahl Tage </td></tr><tr style="height: 187.609px;"><td style="width: 21.0965%; height: 187.609px;">**Kursabschluss**</td><td class="align-center" style="width: 12.2765%; height: 187.609px;">Ja</td><td class="align-center" style="width: 12.6341%; height: 187.609px;">Nein</td><td style="width: 31.466%; height: 187.609px;">Eine der folgenden Empfänger-Gruppen kann in der Vorlage definiert werden:

- **Lernende**
- **Administratoren**
- **Subadministratoren**, die die Person und den verknüpften Kurs verwalten dürfen   
    oder
- **manuelle E-Mail Adresse**
- **Vorgesetzte**

</td><td style="width: 22.5268%; height: 187.609px;">Sobald ein verknüpfter Kurs abgeschlossen wird</td></tr><tr style="height: 187.609px;"><td style="width: 21.0965%; height: 187.609px;">**Zertifizierung**</td><td class="align-center" style="width: 12.2765%; height: 187.609px;">Ja</td><td class="align-center" style="width: 12.6341%; height: 187.609px;">Nein</td><td style="width: 31.466%; height: 187.609px;">Eine der folgenden Empfänger-Gruppen kann in der Vorlage definiert werden:

- **Lernende**
- **Administratoren**
- **Subadministratoren**, die die Person und den verknüpften Kurs verwalten dürfen   
    oder
- **manuelle E-Mail Adresse**
- **Vorgesetzte**

</td><td style="width: 22.5268%; height: 187.609px;">Sobald ein Zertifikat für einen verknüpften Kurs erstellt wird</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="width: 21.0965%; height: 29.7969px;">**Ablauf**</td><td class="align-center" style="width: 12.2765%; height: 29.7969px;">Ja</td><td class="align-center" style="width: 12.6341%; height: 29.7969px;">Nein</td><td style="width: 31.466%; height: 29.7969px;">Eine der folgenden Empfänger-Gruppen kann in der Vorlage definiert werden:

- **Lernende**
- **Administratoren**
- **Subadministratoren**, die die Person und den verknüpften Kurs verwalten dürfen   
    oder
- **manuelle E-Mail Adresse**
- **Vorgesetzte**

</td><td style="width: 22.5268%; height: 29.7969px;">Sobald der Bearbeitungszeitraum eines verknüpften Kurses abläuft</td></tr><tr style="height: 63.3906px;"><td style="width: 21.0965%; height: 63.3906px;">**System-Mail**</td><td class="align-center" style="width: 12.2765%; height: 63.3906px;">Nein</td><td class="align-center" style="width: 12.6341%; height: 63.3906px;">Nein</td><td style="width: 31.466%; height: 63.3906px;">Vordefinierte Empfänger gemäss System (nicht bearbeitbar)</td><td style="width: 22.5268%; height: 63.3906px;">Vordefinierter Zeitpunkt gemäss System (nicht bearbeitbar)</td></tr></tbody></table>

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##### Neue Vorlage erstellen

[![image.png](https://docs.swisslearninghub.help/uploads/images/gallery/2025-07/scaled-1680-/VbIjzwmkxZDs3JZA-image.png)](https://docs.swisslearninghub.help/uploads/images/gallery/2025-07/VbIjzwmkxZDs3JZA-image.png)

Um eine neue E-Mail Vorlage zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Im Administrationsbereich zu ***Einstellungen -&gt;* *E-Mail-Vorlagen*** navigieren
2. Oben rechts auf ***Neue Vorlage*** klicken.
3. Bezeichner, Typ, Betreff und Mailtext eingeben. 
    - **Hinweis:** Im Betreff und im Textbereich können Platzhalter verwendet werden. Da die verfügbaren Platzhalter je nach Mailtyp variieren, muss die Vorlage zunächst **gespeichert** werden, bevor Platzhalter eingefügt werden können. Auch Übersetzungen und Kursverknüpfungen sind erst **nach dem Speichern** der Vorlage möglich.
4. Oben rechts auf ***Speichern*** klicken.

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##### Bestehende Vorlage bearbeiten

[![image.png](https://docs.swisslearninghub.help/uploads/images/gallery/2025-07/scaled-1680-/4CoytMStLaXj3xFn-image.png)](https://docs.swisslearninghub.help/uploads/images/gallery/2025-07/4CoytMStLaXj3xFn-image.png)

1. Bestehende Vorlage öffnen.
2. Oben rechts auf ***Aktionen*** → ***Bearbeiten*** klicken.
3. Empfänger definieren.
4. Betreff und Mailtext erfassen (verfügbare Platzhalter befinden sich unterhalb des Editors)
5. Über das Menü links können Sie nun: 
    - Übersetzungen hinzufügen
    - Kurse verknüpfen
6. Oben rechts auf ***Speichern*** klicken.

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<p class="callout warning">**Kursplaner: Änderungen in der Email-Vorlage**   
Änderungen an einer bestehenden E-Mail-Vorlage wirken sich nicht auf E-Mails aus, die im [Kursplaner ](https://docs.swisslearninghub.help/books/kursverwaltung/page/willkommensmail-verschicken "Willkommensmail verschicken")bereits einem Kurs hinzugefügt wurden. Um die aktualisierte Version zu verwenden, entfernen Sie im Kursplaner die E-Mail vom Kurs und fügen Sie sie anschließend erneut über die E-Mail-Vorlage hinzu.  
</p>

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##### Kurs(e) verknüpfen

<table border="1" id="bkmrk-um-eine-vorlage-mit-" style="border-collapse: collapse; width: 100%; border-width: 0px;"><colgroup><col style="width: 50%;"></col><col style="width: 50%;"></col></colgroup><tbody><tr><td style="border-width: 0px;">Um eine Vorlage mit einem oder mehreren Kursen zu verknüpfen, klicken Sie in der geöffneten Vorlage unten rechts auf ***Bearbeiten Kursverknüpfungen***.  
Alternativ können Sie auch links auf Verknüpfte Kurse klicken und dann oben rechts auf ***Bearbeiten***.

Anschliessend können Sie in der Dropdownliste die gewünschten Kurse auswählen und mit der Vorlage verknüpfen.

</td><td style="border-width: 0px;">[![image.png](https://docs.swisslearninghub.help/uploads/images/gallery/2026-08/scaled-1680-/yZsXHbiDeaknHOvp-image.png)](https://docs.swisslearninghub.help/uploads/images/gallery/2026-08/yZsXHbiDeaknHOvp-image.png)

</td></tr></tbody></table>

#### Vorlagen-Typ "Erinnerung"

Beim Vorlagen-Typ "Erinnerung" können Sie zudem noch für jeden Kurs einstellen, **wann** die Erinnerungsmail versendet werden soll. Dabei stehen Ihnen drei Möglichkeiten zur Auswahl:

- **Zuweisungszeitpunkt**  
    Hier können Sie angeben, wie viele Tage/Stunden <span style="text-decoration: underline;">nach</span> Zuweisung des Kurses die Erinngerungsmail versendet werden soll.
- **Startzeitpunkt der Bearbeitungsdauer**  
    Hier können Sie angeben, wie viele Tage/Stunden <span style="text-decoration: underline;">vor oder nach</span> dem Startzeitpunkt der Bearbeitungsdauer die Erinnerungsmail versendet werden soll.
- **Endzeitpunkt der Bearbeitungsdauer**  
    Hier können Sie angeben, wie viele Tage/Stunden <span style="text-decoration: underline;">vor oder nach</span> dem Endzeitpunkt der Bearbeitungsdauer die Erinnerungsmail versendet werden soll.

<table border="1" id="bkmrk-beispiel%3Abeim-rot-ma" style="border-collapse: collapse; width: 100%; border-width: 0px;"><colgroup><col style="width: 32.8571%;"></col><col style="width: 67.1429%;"></col></colgroup><tbody><tr><td style="border-width: 0px;">**Beispiel:** Beim <span style="color: rgb(224, 62, 45);">rot markierten Kurs</span> würde die Erinnerungsmail 10 Tage nach Zuweisung verschickt.

Im <span style="color: rgb(22, 145, 121);">grün markierten Kurs</span> würde die Erinnerungsmail 5 Tage vor Ablauf der Bearbeitungsdauer verschickt.

</td><td style="border-width: 0px;">[![image.png](https://docs.swisslearninghub.help/uploads/images/gallery/2026-08/scaled-1680-/33SzlaV9dbkXi3A3-image.png)](https://docs.swisslearninghub.help/uploads/images/gallery/2026-08/33SzlaV9dbkXi3A3-image.png)

</td></tr></tbody></table>